تیم‌های چابک بر اساس این اصل ساخته شده‌اند که انعطاف‌پذیری – برای یافتن مؤثرترین پیکربندی منابع و قابلیت‌ها – می‌تواند یک مزیت رقابتی مهم ایجاد کند. کار چابک بر اساس چند اصل کلیدی ساخته شده است: تیم‌ها کوچک هستند تا تصمیم‌گیری سریع و بهره وری بالا را ممکن کنند. تیم‌ها از آزمایش‌های سریع برای گرفتن بازخورد از مشتریان داخلی یا خارجی استفاده می‌کنند و سپس تصمیم می‌گیرند. و اعضای تیم هر روز ملاقات می‌کنند.
در میان تیم‌های چابک از راه دور که مطالعه شده است، پنج روش رایج را یافتم که به نظر می‌رسد به افراد اجازه می‌دهد انرژی مشارکتی سازنده را در قالبی از راه دور تولید و حفظ کنند.
۱. به تنهایی آماده شوید اما در نهایت همگام شوید
انطباق روش‌های چابک با یک زمینه از راه دور، مستلزم ترکیب کار‌های انفرادی خودگردان در برنامه زمانی خود با تلاش‌های همکاری بلادرنگ است. در نتیجه، صرف وقت فردی برای پیش از کار یا از قبل فکر کردن در مورد موضوعاتی که قبلاً می‌توانستند در زمان واقعی حل شوند، بسیار مهم می‌شود. برای حفظ فرآیند‌های جلسات کوتاه و کارآمدی که رویکرد‌های چابک به آن نیاز دارند، کافی است یک دستور کار ساده را قبل از جلسات مجازی ارسال کنید یا از اعضای تیم بخواهید قبل از تشکیل جلسه، موارد کلیدی را بررسی کنند.
۲. طوفان فکری در اسناد مشترک
جالب اینجاست که در گفتگو با تیم‌های چابکی که از کار حضوری به کار از راه دور رسیده‌اند، شنیده‌ام که برخی از افراد بیان می‌کنند که ترتیبات مجازی تیمشان را به‌ایده‌آل چابک نزدیک‌تر کرده است. استفاده از ابزار‌های همکاری ناهمزمان، مانند Google Docs، به تیم این امکان را می‌دهد که به طور مداوم بدون حفاظ یا مرز‌های یک روز کاری معمولی به صورت حضوری تکرار کند. اعضای تیم می‌توانند هر زمان که فکری به موقع به ذهنشان می‌رسد، نظرات یا پیشنهادات خود را در یک سند مشترک مطرح کنند، نه اینکه منتظر بمانند تا موضوع را با همکاران در دفتر در طول جلسات برنامه‌ریزی‌شده یا زمانی که به نظر می‌رسد یک همکار مشغول نیست، مطرح کنند.
۳. دورهم بودن را ساده کنید
نقطه اتکای تیم‌های چابک جلسه‌ایستاده روزانه است. برای تیم‌های حضوری، مرسوم است که شخصی کار خود را در استند آپ ارائه کند و افراد مستقیماً روی هر قطعه کار زنگ بزنند. اثربخشی این رویکرد شخصاً تا حدی به توانایی افراد در خواندن نشانه‌های اجتماعی و دیدن اینکه شخص دیگری در شرف صحبت است بستگی دارد. واضح است که دیگر در جلسات مجازی کار نمی‌کند.
کار از راه دور نیاز به آداب و رسوم جدید برای این جلسات استندآپ روزانه دارد و کمی ارکستراسیون بیشتر لازم است. یک گزینه این است که به هر فرد زمان اختصاص داده شده برای صحبت بدون وقفه قبل از تحویل باتوم مجازی به فرد بعدی اختصاص دهید. این رویکرد مشکل افراد ناخواسته صحبت کردن با یکدیگر یا منتظر خواندن یک اتاق مجازی که قابل خواندن نیست را از بین می‌برد.
۴. هنجار‌های دیجیتالی شفاف را تنظیم کنید
تیم‌های راه دور باید هنجار‌هایی را ایجاد کنند که مشخص کند کدام بستر‌های ارتباطی دیجیتال برای اشکال خاصی از مکاتبات مناسب هستند. برای مثال، ایمیل ممکن است برای درخواست‌های رسمی اما غیر فوری مناسب‌تر باشد، در حالی که پیام‌رسانی فوری تلفن همراه ممکن است برای درخواست‌های غیررسمی اما فوری‌تر مناسب‌تر باشد.
از تماس‌های تلفنی می‌توان برای چک-این‌های سریع استفاده کرد. کار از راه دور، استفاده از تلفن همراه شخصی برای تماس با یکی از اعضای تیم، جایگزینی برای چک کردن سریع اتاقک می‌شود، با ارسال پیامک آهسته‌تر و پر زحمت‌تر، دوباره به موضوعاتی که نیازی به بحث و گفتگوی کم و بدون نیاز به بحث و گفتگو ندارند.
۵. درخواست بازخورد ناشناس
همکاری تیمی چابک مبتنی بر تمرین صداقت، اعتماد و ارتباط صریح است. اعضای تیم به جای اینکه نظرات خود را به سمت یک سرپرست یا مدیر هدایت کنند، با یکدیگر صحبت می‌کنند. فرآیند چابک دارای بررسی‌های گذشته‌نگر است که در انتهای هر بخش کاری تعبیه شده است که در طی آن اعضای تیم یادداشتهای Post-it ناشناس را روی دیوار دفتر می‌گذارند و بیان می‌کنند که چه چیزی را در مورد تجربه دوست دارند، چه چیزی را دوست ندارند، ایده‌ها جرقه زدند و چیز‌هایی برای جشن گرفتن.
با این حال، حفظ صداقت، اعتماد و ارتباطات صریح همیشه برای تیم‌های صمیمی و حضوری آسان نیست و برای تیم‌های چابک که از راه دور، بزرگ، متعدد (یا هر سه) هستند، می‌تواند سخت‌تر باشد. با این حال بازخورد مداوم و ارتباط صریح در مورد فرآیند‌ها و پویایی تیم بسیار مهم است.
با تیم‌های راه دور، از ابزار‌های تعاملی می‌توان برای جمع‌آوری داده‌های بی‌درنگ درباره تجربیات افراد استفاده کرد. به عنوان مثال، در طول یک جلسه مجازی، از شرکت‌کنندگان دعوت کنید تا سؤالات، افکار یا نگرانی‌های خود را به صورت ناشناس در چت ارسال کنند. به طور همزمان، رهبر تیم می‌تواند یک نظرسنجی ناشناس برای جلب نظر مردم انجام دهد.
منبع
