مدیریت کارها و زمان به یکی از چالش‌های اساسی زندگی مدرن تبدیل شده است. از مدیران تا کارمندان و حتی خانه‌داران، همه در تلاشند تا بازهم موثرتر و کارآمدتر باشند. در این راستا، روش‌های مختلفی برای مدیریت بهتر و برنامه‌ریزی کارها وجود دارد، اما یکی از روش‌های محبوب و کارا در این زمینه روش کانبان است.
روش کانبان، ابتکاری از سیستم‌های مدیریت عملکرد ژاپنی است که در دهه ۱۹۴۰ توسط تویوتا ایجاد شد. این روش به شما کمک می‌کند تا کارها را بر اساس یک سیستم بصری مشخص و مرتب سازماندهی کنید و فرایند کار را از آغاز تا پایان بهبود بخشید.
یک جدول کانبان معمولاً به چهار بخش اصلی تقسیم می‌شود که عبارتند از:
۱. بخش «در حال انجام»: در این بخش وظیفه‌ها و پروژه‌هایی که در حال انجام هستند و در مراحل مختلف پیشرفت دارند، قرار می‌گیرند. هر کاری که در دست انجام است و نیاز به پیگیری دارد، در این بخش قرار می‌گیرد.
۲. بخش «در انتظار»: در این بخش وظایفی قرار می‌گیرند که به تازگی شروع شده‌اند یا به هر دلیلی متوقف شده‌اند و منتظر اقدام بیشتر هستند. این بخش به شما امکان می‌دهد وظایف را در صف قرار داده و به ترتیب اولویت آن‌ها را بررسی کنید.
۳. بخش «تکمیل شده»: در این بخش وظایفی قر اتمام رسیده‌اند را بصورت واضح مشاهده کنید و به عنوان دلیلی بر انجام وظایف بعدی و احساس پیشرفت خودتان عمل کنید.
۴. بخش «مسدود»: این بخش برای وظایفی است که به هر دلیلی مسدود شده‌اند و به تعویق افتاده‌اند. می‌تواند به دلیل مشکلات فنی، نیاز به منابع بیشتر یا مشکلات مرتبط با دیگر افراد باشد. در این بخش، مشکلات را شناسایی کرده و تلاش می‌کنید برای رفع آن‌ها اقدام کنید تا به جریان کارها بازگردید.
روش کانبان تأکید بر واضح‌سازی کارها، مدیریت جریان کار و بهبود کارآیی دارد. برخی از مزایای استفاده از این روش عبارتند از:
مشاهده کلیت کارها: با قرار دادن وظایف در جدول کانبان، می‌توانید به صورت واضح و جامع کارهای در حال انجام، کارهای در انتظار و کارهای تکمیل شده را مشاهده کنید. این امر به شما کمک می‌کند تا اولویت‌بندی صحیحی را برای وظایف خود داشته باشید و به صورت منظم پیشروی کنید.
کاهش اشتباهات و تاخیرها: با مشاهده کارهای مسدود در بخش مربوطه، می‌توانید به سرعت مشکلات و موانع را شناسایی کنید و تلاش کنید آن‌ها را برطرف کنید. این کاهش اشتباهات و تاخیرها را در فرآیند کار به همراه دارد و باعث افزایش بهره‌وری و کیفیت می‌شود.
بهبود هماهنگی و همکاری: استفاده از روش کانبان می‌تواند بهبود هماهنگی و همکاری در یک تیم یا سازمان را تسهیل کند. با داشتن یک جدول کانبان مشترک، اعضای تیم قادرند به وظایف همدیگر دسترسی داشته باشند و بتوانند به راحتی به تسک‌های مربوطه بپردازند. این به تیم امکان می‌دهد که بهترین استفاده را از منابع خود کنند و به صورت هماهنگ و همزمان به اهداف مشترک پیش بروند.
علاوه بر این، روش کانبان به شما اجازه می‌دهد تا پیشرفت خود را به صورت واضح مشاهده کنید. با داشتن یک بخش «تکمیل شده» در جدول کانبان، می‌توانید به وظایفی که به انجام رسیده‌اند، نگاهی بیندازید و احساس پیشرفت خود را تقویت کنید. این امر به شما انگیزه و اعتماد به نفس بیشتری در انجام کارهای بعدی می‌دهد و روحیه سازنده‌تری را در شما ایجاد می‌کند.
برای استفاده مؤثر از روش کانبان، مهم است که مراحل زمانبندی و پیگیری کارها را به دقت رعایت کنید. بهتر است وظایف را با دقت تقسیم‌بندی کنید و به هر یک مهلت زمانی مشخصی تعیین کنید. همچنین، در جریان کارها به ترتیب اولویت آن‌ها پیش بروید و به مرور زمان اولویت‌ها را بررسی کنید و تنظیمات لازم را اعمال کنید.
در نهایت، برای استفاده مؤثر از روش کانبان، مهم است تا از ابزارهای مناسب برای ساختاردهی و مدیریت جدول کانبان استفاده کنید. امروزه، بسیاری از نرم‌افزارهای قدرتمند و آنلاین برای استفاده از روش کانبان وجود دارد که به شما کمک می‌کند به طور مؤثرتری و بهینه‌تر با این روش کار کنید. این ابزارها امکاناتی مانند ساختاردهی بصری، قابلیت مشارکت چند نفره، نمودارها و گزارش‌های پیشرفت را فراهم می‌کنند. برخی از این ابزارها شامل Trello، Asana، Jira، و Monday. com می‌شوند. با استفاده از این نرم‌افزارها، شما می‌توانید به سادگی و بصورت همزمان با همکاران خود در یک پروژه، وظایف را انتقال دهید، پیگیری کنید و گزارش‌های لازم را تهیه کنید.
روش کانبان یک ابزار قدرتمند برای مدیریت کارهاست که می‌تواند به شما کمک کند به طور سازمان‌یافته‌تر و بهینه‌تر کار کنید. با سازماندهی وظایف در جدول کانبان و مشاهده وضعیت آن‌ها، می‌توانید بهترین تصمیمات را بگیرید و با افزایش بهره‌وری و کیفیت کارها، به اهدافتان نزدیک‌تر شوید.
بنابراین، اگر به دنبال روشی جدید برای مدیریت کارها هستید، روش کانبان را در نظر بگیرید. با ایجاد جدول کانبان و بهبود مدیریت و پیگیری کارها، می‌توانید به سادگی از طریق فرآیند کار پیش بروید و به عملکرد بهتری دست یابید. همچنین، با استفاده از ابزارهای مناسب، می‌توانید این روش را به صورت آنلاین و همکاری با تیم اجرا کنید و به بهبود هماهنگی و تعامل درون تیمی کمک کنید.
